Stránka 1 z 1

Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 25. 6. 2020 10:09
od Klamerka
Dobrý den

Jsme malá společnost, kde používáme cca 15-20 emailových schránek. Velká část korespondence je doprovázena fotografiemi z realizovaných akcí a se zvyšující se kvalitou fotografií také bobtnají emailové schránky. Není tedy výjimkou emailová schránka o velikosti 30-50 GB. Zjistil jsem, že velká část dat je v emailových schránkách duplicitní (montážní skupina nafotí zakázku a odsílá na tři emailové adresy, každý z nich si ale emaily uchovává a to i přesto, že je zakoupen NAS a v něm jsou tyto fotografie archivovány také).

Je to malinko pochopitelné, protože každý pracovník s těmito emaily pracuje individuálně a potřebuje být také v obraze, takže je pro každého mnohem efektivnější filtrovat v emailovém klientu, kde si hned přečte jednotlivou historii a doprovodné emaily.

Bohužel, velikosti poštovních schránek jsou tímto násobně překročeny a proto si každý ukládá emaily na vlastní disk, kde hrozí riziko při poškození disku, takže zvažujeme, co s tím. Zvažoval jsem ponechat situaci tak, jak je nyní, ale zálohoval bych v pravidelném intervalu složky s emaily na datové úložiště, nebo se kouknout po poskytovateli emailových schránek s dostatečným, případně neomezeným úložištěm. Narazil jsem na email profi od seznamu, který nabízí neomezený počet schránek s neomezenými daty, ale slovíčko „neomezený“ nabývá u nás více významů. Poptal jsem i emailové hostingy, ale z těch nabídek, které jsem dostal, jsou omezené tak, že by se některé schránky přesto nevešly.

Neřešili jste někdo podobnou situaci? Nepoužíváte a nedoporučíte někdo řešení pro nás? Na vlastní poštovní server si netroufáme.

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 25. 6. 2020 11:09
od Milanr1
Primitivní a nebezpečné chování zaměstnanců:
Klamerka píše: korespondence je doprovázena fotografiemi

Kde nastala chyba?
Zaměstanavatel trestuhodně zanedbal školení IT.
Co s tím?
Naučit BFU nepoužívat (potenciálně nebezpečné) přílohy poštovní zprávy.
Místo příloh vkládat do zpráv odkazy UNC, např.:
\\NAS\Foto\foto1.tif
apod.

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 25. 6. 2020 12:02
od Klamerka
Přestože to zní logicky, prakticky je to nesmysl. I když jsem doufal, že budu řešit emaily, bylo mi jasné, že se zde bude řešit něco jiného :-)) .

Vyrábíme výrobky, které naši montážníci namontují. Jejich úkolem je po každé montáži výrobek zdokumentovat nejen písemnou formou, ale také fotografií. Stejný postup se využívá při reklamacích, při servisech, zaměření a podobně. Montážní skupiny nemají a nebudou mít přístup do vnitřní sítě (a popravdě, u některých jsme rádi, že umí napsat email a vyfotit. Jsou to perfektní odborníci, ale skenovat například neumí).

Takhle je nastaven systém a změnu hledáme cestou technologie ukládání. Pokud není dobrou volbou například zmíněný email profi od seznamu, budeme řešit komerční řešení (i když pro mě je právě seznamovské řešení možná lepší, než si najít nějaké společnosti, kterých je spousta).

Nemyslím to zle, vše lze změnit a to i z pohledu přeposílání fotografií, ale hledám nejefektivnější cestu a s lidmi je někdy těžké pohnout

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 25. 6. 2020 12:42
od Emil Pastelka
Pokud musíte zachovat striktně mailovou komunikaci. Navrhl bych řešení, kdy fotky a zpráva budou z montáže odeslány jako dva maily. První jen s fotografiemi a předmětem pouze s číslem zakázky na adresu serveru a druhý pouze s textem na příslušné adresy vaší organizace.
Server lze nastavit tak, aby dle předmětu vytvořil/doplnil složku s obrázky pro danou zakázku a rozeslal příslušným adresám odkazy. Následně příchozí mail s originálním snímkem zaloguje a smaže.
Vyhnete se tak přímému posílání fotek v těle mailu, duplicitě souborů a krom změny na straně vaší sítě, bude pro techniky v terénu prakticky vše stejné.
Druhým řešením by pak bylo vytvořit online formulář, který by technici vyplnili a přiložili příslušné snímky. Server by formulář zpracoval podobně, jako je posláno výše.

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 25. 6. 2020 13:15
od Ondrej1
Řešil jsem něco podobného nedávno a stučně řečeno, je to bída. Mid range emailová řešení přestala úplně existovat. Buďto základní email v rámci hostingu (čím dál levnější, čím dále méně spolehlivé, čím dále více omezené) a nebo pak komplexní řešení typu G Suite, Microsoft 365 (dobré, ale hodně drahé) a celkem nic moc mezi tím. Já jsem nakonec skončil u Active24 emailu, ale nám stačí 10 GB na schránku a s řešením i cenou spokojenost.

Až to přestane stačit, tak nás asi čeká migrace na nějaké cloudové řešení a překopání workflow, ale návrhy na řešení původního problému mě taky zajímají.

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 25. 6. 2020 16:43
od ednatv
Proč hned freemail nebo Gsuite apod? Tohle elegantně řeší vlastní poštovní servrik... jednou Vam to někdo nakonfiguruje, případná další správa vzdáleně. Bratru za jedno odpoled e hotovo včetně řešení spamu, virové kontroly atd.

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 25. 6. 2020 17:51
od Doggg
Přijde mi že nějaký crm systém se snažíte simulovat emailem. Krom problému s velikostí, bych si tipnul i další ve formě sledovani výkonnosti, sla, spokojenosti klientů, předávání know how a další. Ale chápu, že to asi není to co jsi chtěl slyšet :)

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 25. 6. 2020 21:42
od Klamerka
Děkuji všem za reakce. Pokusím se reagovat:

Nerad bych, aby byl můj přístup pochopen, že jdu cíleně jedním směrem a odmítám slyšet jiné cesty. Nejsem informatik, jen na mě zbyla jakási neoblíbená funkce "když nefunguje tiskárna". Nemám ani ambice něco podobného zaštiťovat.

Kondice naší společnosti není špatná, ale informatika na plný úvazek neuživíme. Spolupracujeme s člověkem, který zajišťuje věci, na které nestačím, ale není to úplně ideální řešení, protože stávající situaci s emaily nijak neřeší a stále máme emailové schrány s limitem 100 MB a pouze s protokolem POP3.

Předpokládal jsem, že volba emailové komunikace bude jen o výběru vhodného poskytovatele a po domluvě o přepisu MX záznamů. Berte to jako omluvu, že neumím reagovat na Vaše připomínky plnohodnotně a jako rovný s rovným. Zároveň pochopte, že práce s lidmi je velice složitá a komplikovaná a v tuto chvíli není reálné, že by se lidé začali učit nové postupy, které používají několik let. Někdo to nepochopí, protože "to funguje takhle", někdo z jeho řekněme "mozkových kapacit".

V každém případě kouknu na GSuite, oslovil jsem i další poskytovatele emailových schránek v okolí. Vlastního serveru se bojíme

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 25. 6. 2020 23:19
od milsimr
Pokud O365 či další podobná řešení jsou moc drahá, pak si myslím, že z dlouhodobého hlediska by vlastní server s diskovým polem bylo asi nejvíce shůdné řešení.

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 26. 6. 2020 09:07
od djkubas91
Absolutní souhlas s Doggg - mailem řešíte něco, co pro mail primárně určeno není.

Pokud vyjdu z premis:
- technici umí jen s mailem a nic víc
- potřebuju přenášet (a skladovat) velká množství dat
- potřebuji v nich umět vyhledávat
- nechci žádný nový frontend (to co vidí technici), který bych musel školit
- nechci za to dát raketu
- řešení musí být v cloudu, nechci dávat přístup do vnitřní sítě všem (a oni stejně neví, co je to VPN)

Pak mi vychází nějaké na backendu postavené řešení se zapojením cloudu. Jak už tu někdo zmiňoval - směřovat všechny zprávy s fotkama na jednu mailovou adresu (zakazky@abc.cz), nastavit integromat nebo zapier aby každou zprávu odbavily - přílohu nahrály do příslušné složky v cloudu a ostatní informoval o jeho umístění novým mailem bez příloh (a z mailu zprávu smazaly). Např u GDIsku skvěle funguje fulltext vyhledávání, takže když vše dobře nastavíš, stačí říct techniků "nehledej to tady, ale tam" bude to vypadat skoro stejně a neměl by s tím být problém.
Můžeš to pak vyšperkovat třeba i napojením na Airtable, kde by se zakázky shlukovaly podle firem, což by je třeba časem přesvědčilo, že je možné jednoduše používat i něco sofistikovanšjšího :-)

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 26. 6. 2020 22:35
od Abracas
Za mě bych doporučil kouknout na Microsoft Teams - je součástí balíčku Microsoft 365, který vypadá relativně draze, ale když si uvědomíte, že máte v ceně kompletní Office, 50GB emailovou schránku na vlastní doméně a 1T uložiště na Onedrive, už to tak drahé není. Zkuste kouknout na pár videí, jak se s tímto program pracuje a myslím, že by to pro Vás mohlo být zajímavé...;-).

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 26. 6. 2020 23:33
od Emil Pastelka
5 USD bez daně měsíčně za schránku, těch má tazatel 20, tedy 28 tisíc bez daně ročně. Vlastní řešení na vlastním serveru (NAS) se v kontextu té ceny začíná vyplácet v horizontu pěti let.

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 27. 6. 2020 10:43
od milsimr
No, nevím, jestli bych zrovna firemní mail server stavěl na toustovači; tady bych už sáhnul po klasickým rack / tower serveru.

Re: Řešení pro emailové schránky malé společnosti

Odeslat příspěvekNapsal: 27. 6. 2020 14:43
od Doggg
"Toustovac" za 150k?